Wir nutzen modernste EDV-Systeme

Noch heute genießen viele unserer Mandanten den „Rundum-Service“ wie man ihn aus der klassischen Steuerberatung kennt. Monatlich bekommen wir Pendelordner mit den angesammelten Belegen und diese Informationen buchen wir dann händisch in unserem System. Jeder einzelne Beleg wird in Augenschein genommen, geprüft, kontiert, gebucht, gestempelt und schließlich wieder einsortiert. Aus den so erfassten Daten generieren wir alle notwendigen steuerlichen Meldungen und stellen Ihnen betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie Lohnauswertungen zu Verfügung. Dieser klassische Weg bietet, gerade für den Mandanten, viele Vorteile. Der größte Vorteil besteht darin, dass Sie als Mandant recht wenig Zeit investieren müssen um die Daten vorzubereiten. Sie sammeln die Papiere über einen gewissen Zeitraum, sortieren sie idealerweise nach einem besprochenen Muster vor und bringen uns die Unterlagen dann vorbei. Der größte Nachteil dieser Methode besteht darin, dass die Belege oft eine lange Zeit bei uns verweilen, wo sie doch eigentlich eher bei Ihnen vor Ort im Unternehmen gebraucht werden.

Moderne Alternativen

Deswegen gibt es mittlerweile eine Fülle von Alternativen.

Eine, einfach zu realisierende, Abwandlung besteht beispielsweise darin, dass Sie uns zwar immer noch die Belege vorbeibringen, Sie diese jedoch nach einer kurzen Wartezeit gleich wieder mitnehmen können. Sie sortieren die Belege nach einem etwas strengeren Muster vor und bringen alle Dokumente vorab auf ein einheitliches DIN A4 Format. Während Sie nun eine Tasse Kaffee genießen und wir uns über ihr Unternehmen unterhalten, werden ihre Belege durch unsere Mitarbeiter eingescannt. Am Ende des Gesprächs nehmen Sie Ihre Unterlagen einfach wieder mit. Wir arbeiten mit den gescannten Belegen weiter.

Sie wollen uns die Belege lieber kontinuierlich zur Verfügung stellen, ohne einen regelmäßigen fixen Termin auf den Sie hinarbeiten müssen? Sie möchten die Zeit für das Vorbeibringen und Vorbereiten der Belege sparen? Dann können Sie die Belege auch in Ihrem Unternehmen einscannen und sie uns über das Internet zur Verfügung stellen. Die Datenübermittlung erfolgt dabei nach höchsten Sicherheitskriterien. Wir arbeiten mit einem der größten und erfahrensten Softwareanbieter in diesem Bereich zusammen. Und über die Jahre hinweg hat sich das Verfahren stark vereinfacht. Sie brauchen nur einen Scanner, einen Internetzugang und einen bestimmten Internetbrowser. Von uns bekommen Sie eine spezielle Sicherheitssoftware mit dazugehörigem Hardware-Schlüssel, einem USB-Stick mit Smartcard. Diese beiden Komponenten sorgen für die absolute Sicherheit der Übertragung und Ihrer Daten. Falls Sie Dokumente sowieso Scannen, um sie besser wiederfinden zu können, entsteht Ihnen noch nicht einmal ein besonderer Aufwand.

Doppelte Arbeit vermeiden

Sie nutzen in Ihrem Unternehmen spezielle Software? Gerade um Rechnungen zu schreiben greifen viele Unternehmer auf eine der vielfältigen Speziallösungen am Markt zurück. Anstatt uns nun jeden Monat einen Stapel Ausgangsrechnungen auf Papier oder als Scan zur Verfügung zu stellen, können Sie die Daten auch einfach aus ihrer Software exportieren und wir lesen Sie ein. Lassen sie uns prüfen, ob Ihre Software über eine passende Schnittstelle verfügt. Dabei kommt die meiste Finanzsoftware schon von Haus aus mit einer „DATEV“-Schnittstelle einher. Falls nicht stehen die Chancen dennoch gut, dass wir eine eigene Datenschnittstelle definieren können. Unsere Software ist da sehr flexibel.

Einfache, moderne und sichere Kassenbuchführung

Zur Kassenbuchführung können Sie unsere Onlinelösung nutzen. Diese ist, bei richtiger Anwendung, prüfungssicher und so einfach und komfortabel in der Anwendung wie man es sich nur wünschen kann. Und da Sie die Daten sowieso schon in der von uns für sie eingerichteten Software erfassen, können wir die Rohdaten per Knopfdruck in die Buchhaltung übernehmen und sie final bearbeiten. Übrigens lassen sich zu den einzelnen Geldbewegungen die dazugehörigen Belege direkt in der Erfassungsmaske verknüpfen.

Moderne Lohnbuchführung

Auch in der Lohnbuchführung gibt es den klassischen und den digitalen Weg. Althergebracht ist der monatliche Anruf beim Steuerberater und die mündliche Durchgabe der Arbeitsstunden Ihrer Arbeitnehmer. Oder die Weitergabe mittels Fax als Zwischenmedium, wobei mittlerweile nicht wenige einflussreiche Kräfte am Werk sind um das Faxgerät zu Grabe zu tragen. Dann gibt es da natürlich auch die E-Mail, wobei wir bei solch sensiblen Daten die Nutzung unseres eigenen Datenportals empfehlen. Die digitale Alternative sieht so aus, dass Sie die Stunden direkt in einem Onlineprogramm erfassen. Dort können sie auch sämtliche anderen Daten ihrer Angestellen jederzeit einsehen und bereits vorhandene Auswertungen aus Vormonaten ansehen oder herunterladen. Sie können die Daten nun also dann erfassen, wann Sie Zeit dafür haben. Auch mitten in der Nacht. Per Mausklick laden wir die Daten in unsere Abrechnungssoftware, prüfen Sie und führen die Lohnabrechnung durch.

Sichere Kommunikation

Zur sicheren Kommunikation mit unseren Mandanten haben wir ein eigenes Datenportal eingerichtet. Der Server dieses Datenportals steht in unseren eigenen Kanzleiräumen. Die Kommunikation erfolgt jederzeit verschlüsselt. Sensible Informationen sind so für Dritte nicht zugänglich. Ihre vertraulichen Auswertungen können Sie so jederzeit sicher abrufen und uns wichtige Informationen zur Verfügung stellen. Und Sie brauchen dafür nur ein Internetfähiges Endgerät, egal ob PC, Smartphone oder Tablett.

Unsere Software

Wir arbeiten mit Software der DATEV eG aus Nürnberg, kurz „die DATEV“ genannt. Sie wurde von Steuerberatern gegründet um Steuerberatern die bestmögliche Software für ihre Tätigkeit zur Verfügung zu stellen. Obwohl die Konkurenz in den letzten Jahren stark zugenommen hat, sehen wir in dieser Software die bestmögliche Lösung und bieten die Produkte auch unseren Mandanten zur Nutzung an. Deswegen nutzen einige unserer selbstbuchenden Mandanten beispielsweise DATEV Rechnungswesen vor Ort im eigenen Betrieb.

Die Software der DATEV bietet auch den Vorteil, dass viele andere Finanzsoftware zu ihr kompatibel ist. Bisher hatte fast jede Buchhaltungssoftware, mit der wir Daten ausgetauscht haben, eine fest programmierte DATEV-Schnittstelle.

Darüber hinaus nutzen wir natürlich DATEV Unternehmen online. Damit ist der sichere Datenaustausch über das Internet gewährleistet.